Como PYME, una vez que hemos dado el paso de implantar en nuestra organización un Sistema de Gestión de Compliance Penal, analizado los riesgos penales a que nos enfrentamos, y decidido las políticas y controles que debemos implementar para detectar y prevenir los delitos, se plantean en muchas ocasiones dudas acerca de cómo llevarlo a la práctica con los trabajadores.
Es en este punto donde la formación a todos los miembros de la organización entra en juego, ya se trate de directivos, mandos intermedios o empleados. Tanto la UNE 19601 como la ISO 370301 exigen que se lleve a cabo un plan efectivo de formación de la plantilla para considerar que se está dando cumplimiento al Sistema de Compliance.
Pero la importancia de la formación va más allá de la exigencia normativa: de nada servirá contar con un excelente modelo de compliance si directivos y empleados no conocen los principios básicos sobre los que se asienta el programa de cumplimiento, y en qué deben cambiar sus rutinas de comportamiento para ajustarse al sistema de compliance.
¿QUÉ PUEDE APORTAR EL COMPLIANCE A TU EMPRESA?
En Mithra Legal Advisors consideramos que estos planes de formación deben reunir unas claras características para ser efectivos:
Tener en cuenta el nivel al que se dirige
Algunos contenidos de carácter más general, como el Código Ético o el Manual Antisoborno, deben ser conocidos por todos los miembros de la empresa, pero cuando profundizamos en el sistema, no será la misma formación la que deben recibir el órgano de administración, directivos y mandos intermedios, que además de enfrentarse a riesgos específicos, deben actuar como estándares de cumplimiento en la empresa, que la formación a recibir por el resto de empleados.
Del mismo modo, la formación que reciban aquellos miembros de la empresa que vayan a constituir el órgano de cumplimiento normativo, especialmente cuando se atribuye esta función a un departamento o cargo que ya existía previamente y que realiza también otras funciones, debe ser específica y más profunda.
El contenido debe ser muy práctico
No se trata de que nuestra plantilla reciba una masterclass sobre los fundamentos del compliance, sino de que conozcan los valores de nuestra empresa, los riesgos que más les afectan, las conductas que se consideran prohibidas, cómo deben actuar ante determinadas decisiones o cómo pueden usar el canal de denuncias.
Vincular cada riesgo penal a sus concretas actividades en la empresa o exponer qué se considera un regalo corporativo aceptable, entre otros ejemplos, nos ayudará a que la predisposición de los empleados hacia el nuevo sistema de compliance sea mucho más adecuada.
Evaluar el aprovechamiento de la formación
Es importante asegurarse de que nuestros empleados comprenden el Sistema de Compliance que se implanta en la empresa y lo que implica para ellos, para lo que resulta útil el uso de cuestionarios o test sobre las materias que se tratan en cada formación.
Si alguno de los empleados no supera este pequeño “examen”, deberá contemplarse el refuerzo de la formación para este o estos empleados.
La formación debe ser documentada
Documentar tanto los miembros de la empresa que han asistido efectivamente ala formación como las materias que se han explicado en cada jornada de formación permitirá, por un lado, garantizar que todos nuestros empleados conocen el sistema de compliance y, por otra lado, cumplir con las exigencias para beneficiarse de la minoración o exención de la responsabilidad de la empresa en caso de incumplimientos.
